Make time?

De gereedschapskist op je PC of laptop verandert regelmatig. Soms met een kleine update, maar het komt ook voor dat er een omschakeling is naar een andere software leverancier.

De migratie van Google Apps naar Microsoft Office 365 (we worden met zachte hand richting de standaard werkomgeving geleid) is zo’n omschakeling die soms gladjes verloopt, maar soms veel meer van gebruikers vraagt. Dit blog gaat of het ombuigen van een werkroutine in een nieuwe software omgeving. Meer in het bijzonder het plannen en uitvoeren van werkzaamheden.

"ik presteer het beste onder druk!"  

Als het om plannen gaat, denken de meeste mensen aan een agenda vullen met afspraken, bezette momenten in de werkweek, en daarmee zicht krijgen op de vrij inzetbare, planbare, ruimte. Dan is het een relatief eenvoudige omschakeling, van Google naar Microsoft. Het wordt anders als we inzoomen op de planbare tijd waar we niet de vaste taken uitvoeren. Het uitwerken van een takenlijst (to do list) wordt door veel mensen gezien als overdreven controle zucht, en stress verhogend. Terwijl met het zicht krijgen op wat er werkelijk toe doet en dat ook uitvoert, dit juist stress verlagend werkt. Maar hoe werk je nu in Office 365 met taken en plannen? Dat is best wel verwarrend waar je even de tijd voor moet nemen om aan te wennen.

Mijn werkroutine bestond uit het bijhouden van taken en werkzaamheden in Todoist, een takenplan tool die me heeft geholpen het hoofd leeg te houden en zo geconcentreerd te kunnen werken aan verschillende taken. Dat deed ik vooral door een taak te koppelen aan een van de hoofdtaken van mijn rol in het team. Deze ordening hielp met prioriteren en wegzetten in de tijd, zonder op de minuut na te denken hoeveel tijd ik hiervoor nodig dacht te hebben. Maar,…. Todoist en de integratie met Google werkte goed voor mij (taken in mijn agenda). Echter staat mijn werkgever het niet toe in Outlook en moet ik een alternatief uitproberen: Todo in combinatie met Planner van Microsoft Office 365.

Todo komt het dichts in de buurt van Todoist, en helpt in het aanmaken en inplannen van taken. Dus prioriteren en werken met een deadline zit hier in verwerkt.

Planner daarentegen is meer bedoeld voor teamwork, en heeft veel weg van Trello, een software tool van Atlassian, die in agile werkomgevingen veel wordt gebruikt. Planner heeft ook een kolommen structuur met backlog, in uitvoering en voltooid. Zo kan je per team (vanuit een Teams samenwerkomgeving) een planner aanmaken en de taken die er zijn koppelen aan teamleden. Op die manier kan je als team overzicht houden over de voortgang van je project. Ik ga eens voorzichtig uitproberen hoe collega’s reageren op deze manier van samenwerken. Het eerste duimpje omhoog is al binnen, maar ook de eerste verschrikte reacties, wat er nu weer voor melding komt in de mailbox…. Voelsprieten uit en voorzichtig ervaren waar weerstand en enthousiasme ontstaat.