De afgelopen weken zijn er een aantal zaken op mijn pad gekomen die en verwantschap lijken te tonen, en toch ook totaal verschillend van aard zijn. De aanloop naar een studieochtend met Ok-en P-adviseurs (Onderwijskwaliteit en Personeel) van de Hogeschool Rotterdam, wat in het teken staat van teamontwikkeling, is er daar een van. Wat maakt ons opleidingsteam een interessante casus voor deze ochtend? Hoe komen we als team in een ontwikkelmodus? Waar komt het team vandaan, en wat waren kantelpunten in ons ontwikkelproces. Daar zou ik een aparte blog post aan kunnen wijden maar doe ik niet. Vaak lijkt het er op dat we meer zijn dan de afzonderlijke teamleden, de afstemming en samenwerking loopt goed.
Wat parallel aan die aanloop al een tijdje speelt is de overstap naar een nieuwe software omgeving waarbij ik ook hoop op een gevoel van dat de tools meer zijn dan het setje bij elkaar. Ik heb het over Office 365 en hoe dit een plek te geven in mijn eigen organisatie. Een persoonlijke systemische benadering?
Het probleem waar ik, en wellicht anderen ook, bij deze tools tegen aanlopen is de enorme hoeveelheid mogelijkheden die elke afzonderlijke tool biedt. Dat staat een handig samenspel , en daarmee ‘winst’ tijdens het werken, te vaak in de weg. Voordat je je eigen workflow hebt aangepast aan de nieuwe tooling ben zo maar een paar weken verder. Om die worsteling iets lichter te maken is deze blog post schreven.
Als je een willekeurige werkdag beschouwd dan start je die vaak met een blik op de agenda en de mailbox, worst case scenario raadpleeg je die al tijdens het eerste toiletbezoek van die dag…. Food for thought 😉 Maar alle gekheid daargelaten, de mailbox kan een werkterrorist zijn. Ik kom soms mailboxen van collega’s tegen die honderden, en enkeling meer dan 1000 (!), ongelezen mailtjes bevat.
Ik zou geen idee hebben waar al die mailtjes over gaan, maar blijkbaar is er een drempel om het weg te gooien. Mijn mailbox, en zeker de Inbox, is altijd leeg. Of het mailtje is beantwoord en eventueel gearchiveerd in een archiefmap, gelezen en eventueel omgezet naar een taak. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat in één beweging richting prullenmand. En aan het eind van dag wordt deze geleegd.
Zoals ik al zei, sommige mailtjes leiden tot een taak. Die kan op twee manieren doorgespeeld worden, als het om Tools vanuit Office 365 gaat. Of hij gaat als taak in het takenoverzicht: ToDo is daar de tool voor. En nu komt het absurde van al deze tools.
De optie die ik relevant vindt is pas als ‘geavanceerde actie -> Taak maken beschikbaar in Outlook (webversie), als ik met de rechtermuisknop op het mailtje klik…. Alle andere taken er boven vermeldt zijn voor mij niet echt relevant (categoriseren, kleurtjes geven, beveiliging instellen…). Kortom, hier moet je dus door worstelen om te komen tot een effectievere workflow… Blijkbaar is dat niet een voor de hand liggende actie, anders was hij wel hoger in het keuzemenu terecht gekomen….
Die taak heeft bij mij altijd een deadline, en eventueel sub-taken. Door die taken in mijn agenda op te nemen (dit is een aparte agenda in je Outlook omgeving) zie ik wekelijks en ook dagelijks waar wat te wachten ligt. Die kan ik vervolgens in mijn dag-/weekagenda inplannen op een moment dat past. Ook hier ruimt het dus lekker op, vooral in mijn hoofd, want onthouden wat er ook al weer in dat mailtje stond doe ik niet. Dat mailtje is immers gekoppeld aan de taak.
Wat een hele prettige optie is vanuit Office 365 is dat je al deze aparte tools in een bord kan samenbrengen. Dit is te vinden onder de optie Weergave. Hier kan je Dag- Werkweek- Maand weergeven kiezen. Of Bord, en dan is er de mogelijkheid om je takenlijst ook weer te geven.
Tot slot zijn er nog taken die je in een projectteam kan uitvoeren, en dan is het zaak om die eventueel bij andere teamleden onder te brengen. Die gedeelde takenlijst is onderdeel van de Planner tool. Die bevat lijsten met taken per projectteam waar je lid van bent. Op die manier is zowel de mailbox, als je hoofd leeg, en is er ruimte en aandacht voor waar we mee begonnen: meer tijd om echt aan het werk te gaan, in plaats mailtjes te lezen en te onthouden wat er ook al weer te doen stond. Daar kom ik een andere keer op terug, als ik iets over samenwerking met teams te melden heb. Afstemmen van workflow vanuit Teams, Sharepoint, Planner en Todo…