Het nieuwe cursusjaar is gestart, met volop activiteiten op locatie. Goed om mensen in levende lijve te ontmoeten, wellicht nog wat onwennig met een mondkapje op, maar dat is binnenkort weg. En als we dan elkaar in real life mogen ontmoeten blijkt dat we 90% van de tijd naar een scherm turen……
En dat scherm zorgt weer voor drukke tijden, want er wordt volop aan ons getrokken via allerlei notificaties. En als dat het enige zou zijn dan is het simpel uitzetten (permanent of tijdelijk) een werkende oplossing. Maar wat nu als we meer en meer in cloud-omgevingen werken, die soms erg veel op elkaar lijken, qua functionaliteit en uiterlijk, dan kom je niet weg met wat notificatie beheer. Dan pas wordt het uitkijken wat je waar en met wie je wat deelt.
In het bijzonder als het om Microsoft Office 365 gaat. Al veel deskundige collega’s breken hun hoofd over wat een handige aanpak is. Collega Bruce van CMD doet meer dan goede pogingen de mist op te lossen, maar ook hij zie je soms bedenkelijk kijken in zijn video’s rondom Onedrive, Sharepoint en Teams. Voor ons opleidingsteam ligt er een extra uitdaging bovenop: migreren van Google apps (Drive, Calendar, Docs) naar Office 365 (Outlook, Onedrive, Sharepoint).
Er is een aparte champions Team omgeving om te struggles met de tools te bespreken. Die discussies geven een aardig inkijkje in de complexiteit van het vraagstuk. Want afstemmen van de tools is voor FIT-medewerkers een uitdaging, laat staan voor de doorsnee docent die er mee geconfronteerd wordt. Oneigenlijk gebruik ligt op de loer, en zie dan het tij nog eens te keren.
Wat wel goed gebruik is? Geen idee, als de tool maar gebruikt wordt waar het in essentie voor bedoeld is:
- Teams: tijdelijke samenwerkingsruimte met collega’s / studentgroepen
- Onedrive: jouw persoonlijke cloudopslag, aangevuld met een gedeelde map met documenten
- Sharepoint: online gedeelde omgeving met documenten, berichten, taken, gericht op een team (opleidingsteam, afdeling).
Die laatste omgeving is nog niet of nauwelijks in gebruik en ervaringen laten nog op zich wachten. Opmerkelijk is dat onze ervaring met Teams (opgelegd ivm Corona) nu heeft geleid tot een min of meer permanente inzet van deze omgeving, met alle nadelige gevolgen van dien. Een voorbeeld: een wildgroei aan gedeelde mappen in de Onedrive- / Sharepoint-omgeving.
En als we een stap verder kijken, en naast het onderwijs onze workflow proberen te organiseren, dan levert dit ook een wildgroei aan tooling op. Migreren van die workflow is een flinke uitdaging, want iedere collega heeft zijn eigen mouw gepast aan deze klus. Hoe ik zelf probeer te overleven?
Migreren vanuit een Google cloud omgeving (Drive, Calendar, Mail) naar Microsoft 365, met vallen en opstaan. Naast de Google tools gebruik ik ook Todoist en Trello, die deels wel en deels niet ondersteund worden door FIT (voornamelijk op privacy issues gebaseerde keuzes).
Mijn persoonlijke migratie tot nu toe:
- GMail naar Outlook is niet echt spannend
- Google Calendar naar Outlook agenda: via collega Antwan is er gelukkig een integratie van het rooster met Outlook agenda!
- Google Drive migreren naar Onedrive: alle gangbare office-achtige bestanden worden netjes omgezet van Google formats naar Office formats. Een backup maken en even wachten tot het op je eigen omgeving staat. Exotische formaten zijn een ander verhaal…
- Todoist migreren naar Microsoft To do / Planner ….
Hier kom ik in een aparte blog post later op terug. Eerst even pas op de plaats en uitzoeken hoe deze op verschillende systemen werken (vaste PC, laptop Mac, Android telefoon….). Want dan begint het gedonder pas echt 😉